So schreiben Sie eine höfliche Follow-up-E-Mail auf Englisch

Sie haben eine E-Mail gesendet und keine Antwort erhalten. Länger zu warten hilft selten, aber eine scharfe Erinnerung kann die Beziehung beschädigen. Auf Englisch funktioniert ein Follow-up am besten, wenn es kurz und höflich ist und dem Leser den nächsten Schritt leicht macht. Dieser Artikel gibt Ihnen ein Schema an die Hand, das Sie wiederverwenden können, mit Ausdrücken für jeden Teil.

Das vierteilige Schema

1. Bezug nehmen: Erinnern Sie den Leser daran, was Sie geschrieben haben und wann.
2. Sagen, was Sie brauchen: Eine klare Bitte, mit einem Datum, falls es eines gibt.
3. Es leicht machen: Bieten Sie an, die E-Mail erneut zu senden, sie zu kürzen oder zu vereinfachen.
4. Höflich schließen: Danken Sie ohne Druck.

Beschränken Sie sich auf vier oder fünf Zeilen. Ein langes Follow-up sieht aus wie eine Beschwerde.

1. Bezug nehmen

• I'm writing to follow up on my email of 12 March about the training schedule.
• I wanted to check whether you had a chance to look at the proposal I sent last week.
• Just a quick reminder about the invoice attached to my earlier message.

Verwenden Sie ein Datum oder ein Thema, damit der Leser die erste E-Mail schnell finden kann. Antworten Sie nach Möglichkeit im selben Thread, damit er den Verlauf sieht.

2. Sagen, was Sie brauchen

• Could you let me know by Friday whether the new date suits you?
• Would you be able to confirm the number of participants?
• I would be grateful for your feedback on the second section.

Nennen Sie einen Grund, wenn es eine echte Frist gibt: We need to book the room by Wednesday. Ein Grund macht eine Bitte leichter annehmbar als Druck.

3. Die Antwort erleichtern

• I've attached the document again in case it is useful.
• If it is easier, a short yes or no is fine.
• Happy to discuss this on a quick call if you prefer.

4. Höflich schließen

• Thank you for your time, and I look forward to hearing from you.
• Many thanks in advance.
• Please let me know if you need anything else from me.

Ein vollständiges Beispiel

Subject: Follow-up: training schedule for April

Dear Ms Alami,

I'm writing to follow up on my email of 12 March about the training schedule. Could you let me know by Friday whether the new dates suit your team? We need to confirm the room by Wednesday next week.

I've attached the schedule again in case it is useful. A short yes or no is fine.

Thank you for your time. I look forward to hearing from you.

Kind regards, Karim

Zweite Erinnerung: den Ton ruhig halten

Wenn es immer noch keine Antwort gibt, warten Sie ein paar Tage und schreiben Sie erneut, etwas direkter, aber immer noch höflich.

Beachten Sie das nützliche Muster I may have missed.... Es deutet an, dass das Problem nicht beim Leser liegt, wodurch der Ton freundlich bleibt.

Häufige Fehler

• „Reminder!“ in Großbuchstaben schreiben. Verwenden Sie einen neutralen Betreff wie Follow-up: training schedule.
• In jeder E-Mail „sorry for disturbing you“ sagen. Eine höfliche Eröffnung reicht aus. Zu viele Entschuldigungen lassen die Bitte schwach wirken.
• Zwei oder drei Fragen auf einmal stellen. Stellen Sie die wichtigste Bitte an den Anfang. Wenn Sie mehr haben, verwenden Sie eine kurze Liste.
• Zu früh nachfassen. Warten Sie bei den meisten geschäftlichen E-Mails zwei bis drei Werktage. Wenn die Angelegenheit dringend ist, sagen Sie das und erklären Sie warum.
• Das Datum vergessen. As soon as possible ist vage. By Friday 14 March ist klar.

Probieren Sie es aus

Denken Sie an eine E-Mail, die Sie vor Kurzem gesendet haben und auf die es keine Antwort gibt. Schreiben Sie ein vierzeiliges Follow-up nach dem obigen Schema und überprüfen Sie jede Zeile: Nimmt sie Bezug, bittet sie um eine Sache, macht sie es einfach und schließt sie höflich? Lesen Sie es dann laut vor. Wenn es wie eine Beschwerde klingt, mildern Sie einen Satz mit Could you... oder I may have missed... ab.

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