كيف تكتب رسالة إلكترونية للمتابعة بأدب باللغة الإنجليزية

أرسلت رسالة إلكترونية ولم تتلق أي رد. نادراً ما يساعد الانتظار لفترة أطول، لكن التذكير الحاد يمكن أن يلحق الضرر بالعلاقة. باللغة الإنجليزية، تعمل رسالة المتابعة بشكل أفضل عندما تكون قصيرة ومؤدبة وتجعل الخطوة التالية سهلة على القارئ. تمنحك هذه المقالة نمطاً يمكنك إعادة استخدامه، مع عبارات لكل جزء.

نمط الأجزاء الأربعة

1. أشِر إلى رسالتك السابقة: ذكّر القارئ بما كتبته ومتى.
2. قل ما تحتاج إليه: طلب واحد واضح، مع تاريخ إن وجد.
3. اجعل الأمر سهلاً: اعرض إعادة إرسال الرسالة أو اختصارها أو تبسيطها.
4. اختم بأدب: اشكر القارئ دون ضغط.

اجعلها في حدود أربعة أو خمسة أسطر. تبدو رسالة المتابعة الطويلة وكأنها شكوى.

1. الإشارة إلى الرسالة السابقة

• I'm writing to follow up on my email of 12 March about the training schedule.
• I wanted to check whether you had a chance to look at the proposal I sent last week.
• Just a quick reminder about the invoice attached to my earlier message.

استخدم تاريخاً أو موضوعاً حتى يتمكن القارئ من العثور على الرسالة الإلكترونية الأولى بسرعة. رد ضمن سلسلة الرسائل نفسها إن أمكن، حتى يرى القارئ المراسلات السابقة.

2. قل ما تحتاج إليه

• Could you let me know by Friday whether the new date suits you?
• Would you be able to confirm the number of participants?
• I would be grateful for your feedback on the second section.

أعطِ سبباً عندما يكون هناك موعد نهائي حقيقي: We need to book the room by Wednesday. يجعل السبب الطلب أسهل في القبول مقارنة بالضغط.

3. اجعل الرد سهلاً

• I've attached the document again in case it is useful.
• If it is easier, a short yes or no is fine.
• Happy to discuss this on a quick call if you prefer.

4. اختم بأدب

• Thank you for your time, and I look forward to hearing from you.
• Many thanks in advance.
• Please let me know if you need anything else from me.

مثال كامل

Subject: Follow-up: training schedule for April

Dear Ms Alami,

I'm writing to follow up on my email of 12 March about the training schedule. Could you let me know by Friday whether the new dates suit your team? We need to confirm the room by Wednesday next week.

I've attached the schedule again in case it is useful. A short yes or no is fine.

Thank you for your time. I look forward to hearing from you.

Kind regards, Karim

التذكير الثاني: حافظ على هدوء النبرة

إذا لم يكن هناك رد حتى الآن، فانتظر بضعة أيام واكتب مرة أخرى، بشكل مباشر أكثر قليلاً ولكن باحترام أيضاً.

لاحظ النمط المفيد I may have missed.... فهو يوحي بأن المشكلة ليست من جانب القارئ، مما يحافظ على ودية النبرة.

الأخطاء الشائعة

• كتابة كلمة "Reminder!" بأحرف كبيرة. استخدم عنواناً محايداً للرسالة مثل Follow-up: training schedule.
• قول "sorry for disturbing you" في كل رسالة إلكترونية. افتتاحية مؤدبة واحدة تكفي. كثرة الاعتذارات تجعل الطلب يبدو ضعيفاً.
• طرح سؤالين أو ثلاثة أسئلة دفعة واحدة. ضع الطلب الأكثر أهمية أولاً. إذا كان لديك المزيد، فاستخدم قائمة قصيرة.
• المتابعة مبكراً جداً. بالنسبة لمعظم رسائل العمل الإلكترونية، انتظر يومين أو ثلاثة أيام عمل. إذا كان الأمر عاجلاً، فقل ذلك ووضح السبب.
• نسيان التاريخ. As soon as possible مبهمة. By Friday 14 March واضحة.

تدرّب على ذلك

فكر في رسالة إلكترونية أرسلتها مؤخراً ولم تتلق أي رد عليها. اكتب رسالة متابعة من أربعة أسطر باستخدام النمط أعلاه، وتحقق من كل سطر: هل تشير إلى الوراء، وتطلب شيئاً واحداً، وتجعل الأمر سهلاً، وتختم بأدب؟ ثم اقرأها بصوت عالٍ. إذا كانت تبدو وكأنها شكوى، فخفف حدة جملة واحدة باستخدام Could you... أو I may have missed....

أتريد التدرب باستخدام رسائلك الإلكترونية الخاصة؟ انظر إلى وحدة الكتابة المهنية، أو ابدأ بـ اختبار المستوى المجاني. مواضيع ذات صلة: كيف تبني رسالة عمل إلكترونية وكيف تختلف في الرأي بأدب في الاجتماعات.